Cara Tepat Menyusun SOP yang Baik dan Benar

Pastinya singkatan SOP sudah bukan merupakan istilah yang tidak asing lagi, terutama untuk Anda para pekerja kantoran. Standar Operasional Presedur ialah sebuah sistem yang dibuat untuk memudahkan dan merapikan tatanan pekerjaan dari proses awal hingga akhir sehingga pekerjaan menjadi lancar. Staf atau karyawan akan menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada manajemen perusahaan.

SOP juga turut membantu dalam proses evaluasi, sebab kendala yang dihadapi menjadi lebih mudah ditemukan. Jadi, SOP ini memang penting jadi harus benar dalam penyusunannya. Menurut PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008, dalam pembuatannya harus bisa mencakup prinsip – prinsip seperti kejelasan, efisiensi, keterukuran, dinamis, dan kepatuhan terhadap hukum.

Cara Menyusun Standar Operasional Prosedur

Berikut ini adalah beberapa langkah yang bisa Anda ikuti dalam penyusunan SOP, yang sesuai dengan standar yang sudah diberikan oleh PERMENPAN:

1. Buat Tim Khusus

Untuk menyusun sebuah SOP, tidak bisa segalanya diputuskan oleh satu pihak. Perlu adanya beberapa orang lagi yang memang ahli dari setiap departemen atau divisi di perusahaan supaya hasilnya bisa dijalankan oleh seluruh karyawan dengan baik. Setiap wakil yang sudah dipilih diberikan tanggung jawab untuk membuat peta deskripsi mengenai pekerjaan mereka. Bila perlu, gunakan jasa konsultan HR.

2. Pahami dan Pelajari Proses Bisnis Pada Perusahaan

Fungsi utama dari SOP ialah untuk memastikan segala macam pekerjaan menjadi efisien dan seimbang, untuk itu sangat perlu bagi tim untuk mempelajari keseluruhan dari bisnis yang dijalankan oleh perusahaan. Dari apa saja perangkat yang diperlukan, siapa saja yang menangani, bagaimana proses produksi, waktu, hingga hasil produknya. Catat semua data – data yang penting.

3. Penyusuanan Flow Chart

Selanjutnya, buatlah flow chart dan narasi dari masing – masing divisi. Lakukanlah review atau peninjauan ulang terhadap bagan. Mulailah untuk mencari hal – hal yang dianggap kurang sesuai. Hasilnya, bagikan terhadap tim dan dibahas secara Focus Group Discussion atau FGD.

4. Mulai Menulis SOP

Setelah emua bahan dan diskusi di dapat, mulailah untuk menuliskan poin – poin SOP secara runtut dan baik. Jangan segan untuk membahasnya kembali sehingga tidak aka nada satu poin pun yang terlewatkan. Jangan lupa, jika sudah selesai, laporkan kepada pimpinan mengenai SOP baru tersebut.

5. Sosialisasikan

Kesepakatan mengenai SOP sudah terbentuk, persetujuan dari berbagai utusan dari setiap divisi atau departemen juga telah didapat. Mulailah untuk mensosialisasikan kepada seluruh karyawan perusahaan. Bisa dengan cara disampaikan secara tatap muka per divisi, atau juga dibuat secara tertulis untuk dapat dibaca setiap saat.

6. Pelatihan atau Simulasi

Dengan mensosialisasikannya saja tentu tidak cukup, perlu adanya action langsung. Jadi, simulasi dan pelatihan adalah cara terbaik untnuk bisa mewujudkannya.Terapkan seperti pada kondisi kerja yang sebenarnya. Hal ini akan membuat Anda dan tim mudah mengetahui hal – hal yang mungkin tidak sesuai dengan yang ada di lapangan sehingga bisa di-review lagi dengan cepat.

7. Evaluasi dan Approval

Evaluasi dari simulasi dan pelatihan untuk para pekerja dan karyawan telah dilaksanakan. Saatnya mengkaji ulang dan memperbaikinya. Selanjutnya, dapatkan legalitas dari pimpinan dan pihak terkait. Dapatkan tanda tangan dari tim pembuat, pihak pengkoreksi, dan pejabat tertinggi.

Tujuh langkah tersebut harus dilakukan berurutan dan secara bertahap. Tidak akan bisa jadi dalam waktu singkat. SOP yang dibuat terburu – buru, hasilnya juga tidak akan baik. Jika Anda ada pertanyaan atau saran lebih lanjut, bisa komentar melalui kolom di bawah ini!

 

Mau Jualan Cepat dan Aman? Gunakan Beepos!
Share

Content Writer Beepos | “People who managed to take advantage of the mistakes that he did, and will try again to perform in a different way.“

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.